Projektsteuerung

5. Grundprinzip: Projektsteuerung


Die Projektsteuerung lenkt das Projekt und beruht auf der Fortschrittskontrolle. Die Fortschrittskontrolle ermittelt den aktuellen Ist-Stand und vergleicht diesen mit dem Soll-Stand in Bezug auf die erbrachte Leistung, die angefallenen Kosten und die verbrauchte Zeit. Liegen die Abweichungen außerhalb des Toleranzbereichs, dann sollten „notwendige Maßnahmen“ zur Erreichung des Soll-Stands eingeleitet werden.

Die Projektkontrolle, auch Fortschrittskontrolle genannt, ist ein grundlegendes Steuerungsinstrument für den Projektleiter, um den aktuellen Ist-Projektstand und -fortschritt zu ermitteln. Erst wenn der aktuelle Ist-Projektstand bekannt ist, lassen sich Maßnahmen für den weiteren Projektverlauf ableiten.

Die Fortschrittskontrolle ist ähnlich wie das Navigationssystem im Auto: Ein Blick und der Fahrer weiß, ob er auf dem richtigen Weg ist, wie nah er seinem Ziel ist und wie lange es noch dauert um dort anzukommen. Aber leider ist die Fortschrittskontrolle nicht so exakt wie ein Navigationssystem und beruht auf „Messen“, „Wiegen“, „Zählen“ und „Schätzen“. Entwicklungs- oder Organisationsprojekte bieten oft nicht die Möglichkeit, den Leistungsfortschritt exakt zu ermitteln, weil die objektive Möglichkeit zum Messen, Wiegen oder Zählen fehlt. Hier ist man meist auf „Schätzungen“ angewiesen. Ein guter Quervergleich bietet der Kosten- und Zeitplan. Liegt die Schätzung im Rahmen des Kosten- und Zeitplans, dann scheint die Schätzung zu stimmen, muss aber nicht.

Die Fortschrittskontrolle beginnt mit dem Projektstart und endet mit dem Projektabschluss. Der Projektleiter sollte die Fortschrittskontrolle im Projekt bzw. Projektteam vom Projektstart an verankern und die wichtigsten Stakeholder über den Projektstand und -Verlauf kontinuierlich (wöchentlich, monatlich) informieren. Damit wird sichergestellt, dass es während der Projektlaufzeit zu keinen „bösen Überraschungen“ kommt.